Как защититься от превышения бюджетов

Как планировать бюджетные показатели?

Как оформить приказ и план-график формирования бюджета?

Как внедрить систему лимитирования расходов денежных средств?

Как проводить оперативный и план-фактный анализ исполнения бюджета?

Бюджетирование применяется в компаниях не только для того, чтобы планировать и координировать деятельность, но и для того, чтобы избежать бесконтрольного расходования денежных средств. В статье рассмотрим преимущества системы лимитирования расходов денежных средств, которая позволяет контролировать любые платежи и заключение договоров как по всему предприятию в целом, так и по каждому подразделению (ЦФО) в отдельности.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ЗАЩИТЫ ОТ ПРЕВЫШЕНИЯ БЮДЖЕТОВ

Условно можно выделить два варианта бюджетирования — «строгий» и «лояльный». 

Если бюджетирование в компании настроено «строго», в случае превышения установленного лимита запрещается проводить заявку на оплату. Если настройки более «лояльные», инициатор платежа и лицо, его проводящее, видят, что платеж идет сверх установленного лимита, но все равно осуществляют расчет. А потом, при анализе исполнения бюджета за отчетный период, выводится сводка по превышениям лимитов.

«Лояльный» вариант бюджетирования несет исключительно информативную функцию, так как он не позволяет влиять на постоянные превышения бюджетов. Кроме того, этот вариант не мотивирует ответственных за планирование ответственно подходить к составлению бюджетов.

Если вы планируете «строгую» систему бюджетирования, стоит установить лимиты по всем статьям затрат.

Залог успешного бюджетирования — эффективное планирование, которое невозможно без должного контроля. Не имеет смысла формировать бюджеты, которые не исполняются, а для того чтобы контролировать их исполнение, необходимо разработать систему защиты от превышения бюджетов.

Основные принципы такой системы:

• четкое планирование, которое является основой системы бюджетирования. От того, насколько качественно будут спрогнозированы все поступления и расходования денежных средств, зависит и конечный результат (будут превышения или нет);
• контроль исполнения бюджета не по факту, а в процессе. Такой контроль предполагает, например
• контроль исполнения договоров компании, обязательств, кредиторской и дебиторской задолженностей;
• возможность компенсации

ЧТО НАДО СДЕЛАТЬ НА ЭТАПЕ ПЛАНИРОВАНИЯ БЮДЖЕТОВ, ЧТОБЫ ИЗБЕЖАТЬ ПРЕВЫШЕНИЯ ЛИМИТОВ

В ходе бюджетирования составляются различные функциональные (вспомогательные, операционные) бюджеты, которые, в свою очередь, являются исходными данными для формирования основных сводных бюджетов (бюджета движения денежных средств, бюджета доходов и расходов и т. д.).

Чем больше компания по размерам, тем сложнее в ней планировать и консолидировать представленные планы. Поэтому в крупных компаниях почти всегда формируется отдельное структурное подразделение (например, отдел бюджетирования), который занимается консолидацией бюджетов. В небольших же компаниях эти обязательства обычно возложены на экономический или финансовый отдел, отдельного структурного подразделения нет.

Таким образом, бюджетирование начинается с определения ответственных лиц (или ответственного подразделения). Но и этого недостаточно, даже для начальной ступени: нужно разработать внутренний документ (Положение о бюджетировании, Регламент бюджетирования), который будет регламентировать весь процесс бюджетирования, методику составления бюджетов, определение лимитов и т. д. Кроме того, необходимо определить ЦФО, которые будут ответственны за достижение определенных результатов.

Планирование бюджетных показателей начинается с издания приказа о подготовке бюджета на определенный период (пример 1) и утверждением план-графика формирования бюджета, который можно быть приложением к приказу.

В приказе о подготовке бюджета нужно указать, кто, что, кому и в какие сроки предоставляет.